Veröffentliche Beiträge in “Zeitmanagement”

Als Auszubildender sucht man sich starke Vorbilder. Meines war ein Abteilungsleier meines damaligen Arbeitgebers, der einen Zettel an der Tür kleben hatte, der Störungen zwischen 09:00 Uhr und 11:00 Uhr verbot. Zugegeben, daran gehalten hat sich niemand. Aber der Gedanke mich zwei Stunden im Büro einzuschließen und den Tagesablauf nicht von eintreffenden Kunden bestimmen zu lassen, hat mich damals wohl fasziniert.

Das ich vor 25 Jahren das erste mal Time-Blocking in freier Wildbahn erlebt habe, fiel mir erst viele Jahre später auf. Es handelt sich um eine (sehr) einfache, aber effektive Methode des Zeitmanagements. Dabei planst du deinen Tag in feste Zeitblöcke, denen du bestimmte Aufgaben oder Aktivitäten zuweist. Diese Methode hilft dir, fokussiert zu bleiben, Multitasking zu vermeiden und deine Produktivität zu steigern. Hier ist eine kurze Einführung:

Was ist Time-Blocking?

Beim Time-Blocking unterteilst du deinen Tag in Zeitabschnitte und weist jedem Abschnitt eine konkrete Aufgabe oder Aktivität zu. Zum Beispiel könntest du zwei Stunden am Vormittag für konzentriertes Arbeiten einplanen, eine Stunde am Nachmittag für Meetings und eine weitere Stunde für das Beantworten von E-Mails.

Vorteile des Time-Blockings:

• Erhöhte Fokussierung: Indem du dich in jedem Zeitblock nur auf eine Aufgabe konzentrierst, minimierst du Ablenkungen.
• Steigerung der Produktivität: Durch eine klare Struktur nutzt du deine Zeit effizienter und arbeitest gezielt an deinen Prioritäten.
• Besseres Zeitbewusstsein: Du bekommst ein realistisches Gefühl dafür, wie viel Zeit du tatsächlich für Aufgaben brauchst und vermeidest Überplanungen.

Wie funktioniert Time-Blocking?

1. Plane deinen Tag im Voraus: Lege jeden Abend oder jeden Morgen fest, welche Aufgaben du wann erledigen möchtest.
2. Setze Prioritäten: Beginne mit den wichtigsten Aufgaben und ordne sie den Blöcken zu, in denen du am produktivsten bist.
3. Halte dich an deinen Plan: Bleib diszipliniert und halte die Zeitblöcke ein. Pausen sind ebenfalls wichtig und sollten eingeplant werden.

Tipp: Flexible Time-Blocking

Falls etwas Unerwartetes dazwischenkommt, ist es sinnvoll, Pufferzonen einzuplanen. So bleibt dein Zeitplan flexibel und du gerätst nicht in Stress.

Time-Blocking hilft dir, deine Zeit besser zu nutzen, indem du sie bewusst und zielgerichtet einteilst. Probiere es aus und passe es an deine persönlichen Bedürfnisse an!

In der Praxis besteht ohne Zweifel die größte Herausforderung darin, sowohl aktive Störungen (Anrufe, Bürobesuche) als auch passive Störungen ("ich gucke nur mal kurz in meine E-Mails") auszuschalten.

Wie sind Deine Erfahrungen damit?

Du sitzt an Deinem Schreibtisch und die To-do-Liste starrt Dich bedrohlich an. Die Aufgaben türmen sich, die Uhr tickt unerbittlich weiter. Plötzlich merkst Du, wie Deine Konzentration schwindet und Du von einem Tab zum nächsten klickst – mal eben schnell die Mails checken, dann kurz auf Social Media... und schwupps, ist eine Stunde vergangen, ohne dass Du wirklich etwas geschafft hast. Kommt Dir das bekannt vor? Dann habe ich hier etwas für Dich: die Pomodoro-Technik – ein einfacher Kniff, um Deine Zeit besser in den Griff zu bekommen und produktiver zu werden.

Was hat es mit dieser Tomate auf sich?

Du fragst Dich jetzt vielleicht, was eine Tomate mit Zeitmanagement zu tun hat. Ganz einfach: Die Pomodoro-Technik ist nach der klassischen italienischen Küchenzeituhr benannt, die aussieht wie eine kleine Tomate. Francesco Cirillo, dem wir diese Technik zu verdanken haben, nutzte nach eigener Erzählung als Stuzdent in den 1980er Jahren eben diese Tomaten-Uhr, um sich besser auf seine Studienaufgaben zu konzentrieren. Was als einfache Notlösung begann, entwickelte sich zu einer beliebten Methode, um produktiver zu arbeiten.

Wie funktioniert die Pomodoro-Technik?

Das Prinzip ist so simpel wie genial: Du arbeitest in kurzen, intensiven Intervallen – den sogenannten „Pomodori“ (ja, das ist der italienische Plural von Pomodoro). Ein Pomodoro dauert genau 25 Minuten, gefolgt von einer 5-minütigen Pause. Nach vier Pomodori machst Du eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.

Und so geht’s:

1. Wähle eine Aufgabe aus. Was musst Du unbedingt erledigen? Was steht ganz oben auf Deiner Liste?
2. Stelle einen Timer auf 25 Minuten. Egal, ob Du eine echte Tomaten-Uhr, einen digitalen Timer oder Dein Smartphone benutzt – Hauptsache, Du hast die Zeit im Blick.
3. Arbeite fokussiert an Deiner Aufgabe, bis der Timer klingelt. Lass Dich nicht ablenken! Diese 25 Minuten gehören nur Dir und Deiner Aufgabe.
4. Mache eine 5-minütige Pause. Steh auf, streck Dich, hol Dir einen Kaffee – aber bleib dabei kurz. Danach geht’s weiter mit dem nächsten Pomodoro.
5. Nach vier Pomodori gönn Dir eine längere Pause. Jetzt kannst Du Dich entspannt zurücklehnen und neue Energie tanken.

Dokumentiere Deine Pomodori

Warum ist die Pomodoro-Technik so effektiv?

Das Geheimnis der Pomodoro-Technik liegt in der Struktur. Anstatt endlos lange an einer Aufgabe zu arbeiten und irgendwann die Konzentration zu verlieren, gibst Du Deinem Gehirn regelmäßige Pausen. Diese Pausen sind entscheidend: Sie verhindern, dass Du geistig ausbrennst, und geben Dir die Möglichkeit, Dich zu erholen und danach wieder mit frischem Elan loszulegen.

Außerdem zwingt Dich die Technik, wirklich fokussiert zu arbeiten. 25 Minuten erscheinen nicht lang, aber wenn Du sie ohne Unterbrechung durchziehst, wirst Du erstaunt sein, wie viel Du in dieser Zeit schaffen kannst. Gleichzeitig helfen Dir die kurzen Pausen, nicht in einen Trott zu verfallen und die Motivation aufrechtzuerhalten.

Wann ist die Pomodoro-Technik besonders hilfreich?

Die Pomodoro-Technik ist ideal, wenn Du:

• Prokrastinierst: Wenn Du dazu neigst, Aufgaben vor Dir herzuschieben, kann der Gedanke, nur 25 Minuten konzentriert zu arbeiten, weniger abschreckend wirken.
• Von Ablenkungen geplagt wirst: Die Technik hilft Dir, Ablenkungen auszuschalten und Dich in klar definierten Zeitblöcken auf das Wesentliche zu konzentrieren.
• Viele kleine Aufgaben hast: Pomodori sind perfekt, um mehrere kleinere Aufgaben an einem Tag zu erledigen. Du kannst jede Aufgabe in einem oder zwei Pomodori abhaken und sie so Schritt für Schritt abarbeiten.

Probier’s aus – es ist nur eine Tomate!

Die Pomodoro-Technik ist so einfach, dass Du sie sofort ausprobieren kannst. Schnapp Dir einen Timer, wähle Deine erste Aufgabe aus und leg los. Es braucht keine aufwendigen Vorbereitungen, keine besonderen Tools – nur Dich und 25 Minuten Deiner Zeit.

Also, worauf wartest Du? Lass die Tomate für Dich arbeiten und erlebe, wie Du Deine Zeit besser managen und mehr aus Deinem Tag herausholen kannst.