Veröffentliche Beiträge in “Aufgabenorganisation”

Getting Things Done (GTD) ist ein beliebtes Produktivitätssystem, das von David Allen entwickelt wurde. Es soll dir helfen, deine Aufgaben und Projekte effizient zu verwalten. Egal, ob du Arbeit, Privatleben oder beides jonglierst – GTD bietet einen klaren Rahmen, um deine Verpflichtungen zu organisieren und Stress abzubauen. Hier ist eine einfache Übersicht, wie es funktioniert.

Die Kernidee von GTD

Im Kern geht es bei GTD darum, alles aus deinem Kopf in ein zuverlässiges System zu übertragen. Dadurch befreist du deinen Geist von der ständigen Sorge, Aufgaben zu vergessen, und kannst dich auf das Wesentliche konzentrieren.

Die 5 Schritte von GTD

1. Erfassen: Sammle alles, was deine Aufmerksamkeit erfordert. Das können Aufgaben, Ideen, Verpflichtungen oder alles andere sein, das du erledigen musst. Verwende Werkzeuge wie Notizbücher, Apps oder Haftnotizen, um alles festzuhalten.
2. Klärung: Verarbeite das, was du erfasst hast. Entscheide, ob jedes Element umsetzbar ist. Wenn es umsetzbar ist, bestimme die nächste notwendige Aktion. Wenn es nicht umsetzbar ist, wirf es weg, archiviere es für später oder füge es deiner „Irgendwann/Vielleicht“-Liste hinzu.
3. Organisieren: Platziere umsetzbare Elemente in die entsprechenden Kategorien, wie z.B.:
   • Nächste Schritte: Die nächste physische Handlung, die für jede Aufgabe erforderlich ist.
   • Projekte: Jedes Ziel, das mehr als einen Handlungsschritt erfordert.
   • Warten auf: Aufgaben, die auf die Rückmeldung oder Handlung einer anderen Person warten.
   • Kalender: Datumsspezifische Aufgaben und Ereignisse.
   • Irgendwann/Vielleicht: Dinge, die du vielleicht in Zukunft tun möchtest, die aber derzeit keine Priorität haben.
4. Durchsehen: Überprüfe regelmäßig deine Listen. Ein wöchentlicher Rückblick wird empfohlen, um deine Aufgaben zu aktualisieren, deinen Fortschritt zu überprüfen und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
5. Erledigen: Setze die organisierten Aufgaben um, indem du dich auf die nächste Aktion konzentrierst und deine Arbeit priorisierst.

Warum GTD funktioniert und warum ich es dennoch nicht nutze

GTD hilft, mentale Lasten zu reduzieren, indem es eine klare Struktur für die Verwaltung von Aufgaben und Projekten bietet. Es ermöglicht dir, deine Energie auf das Wesentliche zu lenken und gleichzeitig flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren. Indem du ein System nutzt, dem du vertrauen kannst, kannst du sicherstellen, dass nichts vergessen wird.

David Allen hat eine Methode entwickelt, die offenbar alle Aspekte der Bearbeitung abdecken soll. Zwischenzeitlich gibt es auch etliche Softwareanwendungen, die den GTD-Workflow unterstützen. Mir ist die Methode jedoch schlicht und einfach zu kompliziert. Ich verlaufe mich regelmäßig in der Frage ob Aufgaben eine sofort umsetzbare Handlung sind oder ich doch irgendwie ein Projekt daraus machen sollte.

Hast Du Dich damit bereits befasst? Wie sind Deine Erfahrungen?

Deine To-Do-Liste wird einfach nicht kürzer? Ständig stolperst Du über verpasste Fristen? Die Aufgaben häufen sich und am Ende des Tages fragst Du Dich, ob Du überhaupt etwas Wichtiges geschafft hast. Es gibt einfache Hilfsmittel.

Was ist die ABC-Methode?

Die ABC-Methode ist eine einfache, aber wirkungsvolle Technik, die Dir hilft, Deine Aufgaben nach Priorität zu sortieren. Anstatt einfach eine lange Liste von Dingen abzuarbeiten, ohne zu wissen, wo Du anfangen sollst, teilst Du Deine Aufgaben in drei Kategorien ein:

1. A-Aufgaben: Das sind die wirklich wichtigen Aufgaben. Diese Aufgaben haben oberste Priorität und sollten unbedingt erledigt werden. Sie haben oft einen großen Einfluss auf Deine Ziele oder Projekte und sind in der Regel nicht delegierbar.
2. B-Aufgaben: Diese Aufgaben sind wichtig, aber nicht so dringend wie A-Aufgaben. Sie müssen erledigt werden, aber nicht unbedingt sofort. Wenn Du B-Aufgaben aufschiebst, könnten sie später zu A-Aufgaben werden.
3. C-Aufgaben: Diese Aufgaben sind weder besonders wichtig noch dringend. Sie stehen oft ganz unten auf der Liste und haben wenig Einfluss auf Deine langfristigen Ziele. C-Aufgaben können meistens verschoben oder delegiert werden.

Warum funktioniert die ABC-Methode so gut?

Die Magie der ABC-Methode liegt in ihrer Einfachheit. Indem Du Deine Aufgaben in diese drei Kategorien einteilst, schaffst Du Klarheit und Struktur in Deinem Arbeitstag. Statt Dich von weniger wichtigen Aufgaben ablenken zu lassen, konzentrierst Du Dich auf das Wesentliche.

Stell Dir vor, Du hast 10 Aufgaben auf Deiner Liste. Nach der ABC-Methode würdest Du vielleicht 2 davon als A-Aufgaben, 3 als B-Aufgaben und die restlichen 5 als C-Aufgaben einordnen. Anstatt also wahllos anzufangen, nimmst Du Dir zuerst die A-Aufgaben vor und arbeitest Dich dann zu den B-Aufgaben vor. Die C-Aufgaben können warten – und oft stellt sich heraus, dass sie gar nicht so wichtig sind, wie Du anfangs gedacht hast.

So wendest Du die ABC-Methode an

Die Anwendung der ABC-Methode ist kinderleicht. Hier ist ein kurzer Leitfaden, wie Du loslegen kannst:

1. Schreibe Deine To-do-Liste auf. Sammle alle Aufgaben, die Du erledigen musst.
2. Ordne jeder Aufgabe eine Kategorie zu. Überlege Dir, welche Aufgaben wirklich wichtig (A), wichtig aber nicht dringend (B), und weniger wichtig (C) sind.
3. Beginne mit den A-Aufgaben. Erledige zuerst die Aufgaben, die den größten Einfluss auf Deine Ziele haben.
4. Arbeite Dich zu den B-Aufgaben vor. Sobald die A-Aufgaben erledigt sind, widme Dich den B-Aufgaben.
5. Überlege, ob Du die C-Aufgaben überhaupt erledigen musst. Manchmal stellt sich heraus, dass diese Aufgaben nicht einmal notwendig sind.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Angenommen, Du planst eine große Präsentation. Die Präsentation selbst und das Erstellen der Folien wären typische A-Aufgaben, weil sie entscheidend für Deinen Erfolg sind. Die Vorbereitung auf mögliche Fragen könnte eine B-Aufgabe sein – wichtig, aber nicht so dringend wie die Präsentation selbst. Das Aufräumen Deines Schreibtischs wäre eine C-Aufgabe – nett zu haben, aber nicht wirklich entscheidend.

Fazit

Die ABC-Methode ist ein einfaches, aber wirkungsvolles Werkzeug, das Dir hilft, Deine Zeit besser zu managen und sicherzustellen, dass Du Dich auf die Aufgaben konzentrierst, die wirklich zählen. Statt Dich in kleinen, unbedeutenden Aufgaben zu verlieren, setzt Du klare Prioritäten und arbeitest effizienter.

Wie stellst Du fest, welche Aufgaben wichtig sind? Schau Dir die Eisenhower-Methode an.

Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.

Dwight D. Eisenhower, 204 - Address at the Second Assembly of the World Council of Churches, Evanston, Illinois. August 19, 1954

„Da waren Sie wieder, meine zwei Probleme“ – Wie Dir die Eisenhower-Methode hilft, Deine Aufgaben zu sortieren

Kennst Du das Gefühl, wenn Dir alles über den Kopf wächst? Wenn Du vor einem Berg von Aufgaben stehst und nicht weißt, wo Du anfangen sollst? Zu viele Aufgaben, zu wenig Zeit, und die ständige Frage, was wirklich wichtig ist.

Hier kommt die Eisenhower-Methode ins Spiel – eine einfache, aber effektive Technik, die Dir hilft, Deine Aufgaben zu priorisieren und den Überblick zu behalten. Benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Erfunden hat er sie allerdings nicht. Nicht mal angewandt. Zumindest findet man keine Belege dazu. Selbst im namensgebenden Zitat vom Beginn dieses Artikels zitiert Eisenhower genau selbst einen unbenannten College-Präsident, der diese Weisheit geäußert haben soll.
Tatsächlich findet man eine Beschreibung der Methode in Stephen R. Coveys Buch „Die 7 Wege zur Effektivität“ , welches 1989 zum ersten Mal erschienen ist. Und in dem - Du ahnst es schon - der Name Eisenhower nicht mal vorkommt.
(Falls Du herausfindest, wer Coveys Methode leicht verändert und Eisenhowers Name verpasst hast: Lass gerne einen Kommentar da! Und ja, an der einen oder anderen Stelle habe ich auch an der Methode herumgedoktert. Nicht jeder kann Aufgaben delegieren. Aber sehr wohl automatisieren!)

Was ist die Eisenhower-Methode?

Die Eisenhower-Methode basiert auf einer simplen Matrix, die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert. Diese Matrix besteht aus vier Quadranten:

Warum funktioniert die Eisenhower-Methode so gut?

Der größte Vorteil der Eisenhower-Methode liegt in ihrer Einfachheit. Du musst kein Experte in Arbeitsorganisation sein, um diese Technik anwenden zu können. Sie hilft Dir, den Unterschied zwischen „wichtig“ und „dringend“ zu erkennen – zwei Begriffe, die im hektischen Alltag oft durcheinandergeraten.

Stell Dir vor, Du hast eine dringende E-Mail in Deinem Posteingang, die sofortige Beantwortung erfordert, aber keinen echten Einfluss auf Dein Projekt hat. Diese Aufgabe wäre „dringend, aber nicht wichtig“. Im Gegensatz dazu ist das Arbeiten an einem Projektbericht, der nächste Woche fällig ist und entscheidend für Deine Karriere sein könnte, „wichtig, aber nicht dringend“.

Durch die Anwendung dieser Methode lernst Du, Deine Prioritäten besser zu setzen und Deine Zeit effizienter zu nutzen. Statt Dich in endlosen kleinen Aufgaben zu verlieren, konzentrierst Du Dich auf das, was wirklich zählt.

So wendest Du die Eisenhower-Methode an

Die Anwendung der Eisenhower-Methode ist denkbar einfach. Nimm Dir Deine To-do-Liste zur Hand und ordne jede Aufgabe in einen der vier oben aufgeführten Quadranten ein:

Quadrant A: Was muss heute unbedingt erledigt werden?
Quadrant B: Welche wichtigen Aufgaben kannst Du für morgen oder die nächste Woche einplanen?
Quadrant C: Welche dringenden Aufgaben kannst Du künftig automatisieren oder mit sehr geringem Aufwand durchführen?
Quadrant D: Was kannst Du streichen oder auf später verschieben, ohne dass es Konsequenzen hat?

Durch diese Einteilung gewinnst Du nicht nur Klarheit darüber, was wirklich wichtig ist, sondern Du reduzierst auch den Stress, der durch unzählige, scheinbar dringende Aufgaben entsteht.

Fazit

„Da waren Sie wieder, meine zwei Probleme“ – Wichtig oder Dringend? Doch mit der Eisenhower-Methode kannst Du Ordnung in das Chaos bringen. Sie hilft Dir, den Unterschied zwischen wichtig und dringend zu erkennen und Deine Zeit effektiver zu managen.

Probier es aus! Die Eisenhower-Methode könnte genau das Werkzeug sein, das Dir hilft, Deine täglichen Herausforderungen in den Griff zu bekommen und mehr Fokus auf das zu legen, was wirklich zählt.